Una de las tareas más importantes de todo líder o empleado consiste en la de optimizar y maximizar el tiempo en el horario laboral. Son muchos los casos de profesionales que tienen problemas reales para gestionar su agenda profesional y que frecuentemente consideran que la única forma de hacerlo todo es invirtiendo más horas en la oficina.

Esto es algo bastante peligroso pues si bien en el corto plazo tendrás la sensación de, más o menos, conseguir todos tus objetivos del día, a la larga simplemente te generará una sensación de agobio y malestar, que en ocasiones, puede llegar a afectar a tu salud mental e incluso física.

Leader Standard Work

Como parte de la metodología conocida como Lean Management, el Leader Standard Work es una práctica que pueden usar los líderes de diferentes niveles dentro de una organización. De esta manera podrán estructurar a qué dedican su tiempo en el día a día y en concordancia con los objetivos profesionales que tengamos a nivel personal.

Se basa básicamente en tener una agenda semanal predefinida donde un cierto porcentaje del tiempo es dedicado a tareas recurrentes concretas. Este tiempo debe de estar protegido de tal manera que todas las semanas, la agenda sea similar (algunas de dichas reuniones pueden ocurrir con mayor distanciamiento: mensual, trimestral, etc…).

Algunos ejemplos que podrían formar parte de dicha agenda Leader Standard Work son:

• Reuniones con tu equipo. Estas reuniones pueden ser semanales o incluso diarias, dependiendo del tipo de puesto y empresa de la que formes parte.
• Tiempo para “ir y ver” a los equipos en acción. Estar siempre en la oficina detrás del ordenador evitará que un líder o directivo entienda realmente qué ocurre en su empresa. Así, un jefe de calidad, deberá pasar tiempo viendo trabajar, preguntando y entendiendo, a las personas que ejecutan el proceso de producción. Es decir, debes estar cerca de donde se produce la acción.
• Reuniones regulares con los individuos de tu equipo para estar al día de lo que hacen, ayudarles en lo que puedan necesitar, etc…
• Sesiones de coaching/mentoring a miembros de la organización a los que quieras ayudar o incluso atraer a tu equipo en un futuro (atraer talento).
• Sesiones estratégicas para definir estrategias de desarrollo a más largo plazo
• Revisión de scorecards. Si eres un líder de equipo, no necesitarás (ni tendrás tiempo) de entrar en cada detalle de lo que hace tu equipo o de los proyectos que están gestionando. Sin embargo, debes tener un mecanismo que te ayude a entender de forma sencilla, el estado actual de dichos proyectos: riesgos, gastos, tiempos, ayuda necesaria, escalaciones, etc…
• Tiempo para mí o white space

La importancia del “tiempo para mí”

El último ejemplo arriba listado es el tiempo para mí, también conocido en inglés como white space. Consiste en bloquear cierto tiempo todos los días para nosotros para asíobtener varios beneficios:

• Evitamos tener la agenda 100% llena
• Nos permite tener tiempo para reflexionar, digerir reuniones anteriores, sacar conclusiones e incluso descansar mentalmente de la última reunión a la que hayamos atendido
• Nos permitirá tener un respiro y tiempo de preparación para la siguiente reunión
• Tiempo para tareas personales (hacer deporte, etc…)
• Tener alternativa en caso haya varias reuniones simultáneas que requieran de nuestra presencia y no podamos delegar. De esta forma, podemos proponer una alternativa pues tendremos siempre algunos huecos bloqueados en nuestra agenda
• Tiempo para pensar en la resolución de problemas existentes
• Planificar para lo no panificable. Es decir, siempre habrá algo urgente que requerirá de nuestra atención

Por qué es importante la agenda Leader Standard Work

Poniendo en práctica esta metodología volviéndola parte de nuestro día a día, conseguiremos:

• Priorizar tareas y capacidad para estar centrados y concentrados. Podrás priorizar en aquello donde tengas necesidad de enfocarte y dedicar el tiempo necesario que permita conseguir tu éxito y el de tu organización.
• Tener el control de tu agenda. Mejor tener tu agenda controlada a que sea ésta quien te controle a ti. Sé claro con tus subordinados y demás personas que te rodean sobre tus prioridades y de que este tiempo que tienes en tu agenda para proyectos, para reunirte con ellos, etc… no puede ser sobrepasado. Bloquea tiempo para pensar, planificar y resolver problemas (tiempo para mí).
• Delegar. Como parte de tu rol de líder, debes desarrollar constantemente a tus subordinados y facultarles para que, mediante la delegación, tomen decisiones que no están dentro de tu lista de prioridades pues consideras que pueden ser ejecutadas por tu equipo al ser éstas urgentes pero no importantes para tí.

Ejemplo de una agenda Leader Standard Work

Dejo aquí una plantilla de agenda, en formato excel para que se pueda descargar y tomar como ejemplo (haz click en el botón Descargar):

Aclaraciones a la plantilla:

• 1ero, 2do, 3ero, 4to: se refiere a que dicha reunión ocurre únicamente en la primera, segunda, tercera o cuarta semana dentro de un mes dado. Así, el Miércoles, de 11:00 a 12:00 se indica “2do: revisión con CFO”. Esto quiere decir que la reunión es mensual y ocurre el segundo miércoles del mes a la hora indicada. El resto de miércoles a esa hora estaría libre
• Semanal/mensual/trimestral: ocurre todas las semanas/meses/trimestres a la hora indicada

Conclusiones

Tener una agenda bien estructurada, además de abiertamente compartida (que los demás la conozcan y sepan que deben respectarla) es una de las mejores herramienta que todo jefe, líder de equipo o ejecutivo debe tener para optimizar su tiempo y evitar ser reaccionario a las reuniones, ya que esto suele implicar grandes cantidades de tiempo mal aprovechado.

Por otro lado, tener suficiente tiempo para mí/white space ayudará a evitar estar sobresaturado además de tener espacios disponibles para otras reuniones que pueden surgir en el día a día que requieran de una atención inmediata.

No se trata de trabajar más horas. Se trata de trabajar de forma más organizada.