En el mundo post-COVID, son muchos los que han incrementado el número de reuniones virtuales, tanto en entornos de empresas multinacionales, como contextos más delimitados: reuniones con profesores, clientes, compañeros, partners, etc…
Hacer que estas reuniones sean realmente efectivas y eficientes no es tan sencillo y por ello vamos a mencionar en este post unos cuantos buenos consejos para que seas el rey de las reuniones virtuales, tanto si eres un jefe de equipo como si no.
No trataremos el tema de las herramientas existentes, pero sí os dejo las más famosas (aunque hay muchas más):
Si eres el organizador de la reunión
- Asegúrate que la reunión es realmente necesaria valorando otros medios: llamada telefónica directa, email, etc…
- Organiza tus reuniones con tanta antelación como te sea posible. Ayudará a incrementar la participación de los demás, sobre todo de aquellos que tengan agendas muy ocupadas
- Organiza tus reuniones para que comiencen 5 minutos tras las horas estándars. Así, si organizas una reunión con varios participantes a las 15:00 ó a las 16:30, hazlo mejor para que comiencen a las 15:05 ó 16:35. Para aquellos que van de reunión en reunión, estos 5 minutos les dará la vida: tiempo para terminar la reunión anterior, ir al baño, desconectar unos minutos antes del siguiente asunto, etc… Si usas Microsoft Outlook, puedes automatizar esto usando una característica indicada en este link.
- Invita únicamente a aquellos que sean realmente necesario. Cuantas menos personas, mejor
- En la propia invitación, envía los puntos principales a discutir. Ayudará a los participantes venir preparados
- Cuando comiences la reunión, evita ir directo al grano. Pasa al menos 3-5 minutos hablando de forma distendida con los participantes antes de ir al tema de la reunión en cuestión. Tras esto, haz un resumen claro de cuáles son los objetivos de la reunión y el resultado esperado cuando ésta termine
- Una vez completada la reunión, envía un breve resumen de lo discutido durante la misma, lo acordado, siguientes acciones, quién las realizará y cuándo
- Para reuniones en multinacionales, sé sensible a los diferentes usos horarios. Si estás en Europa, no pongas una reunión a las 11 de la mañana si quieres invitar a alguien en la costa Este de los Estados Unidos. Para él/ella serán las 5 de la mañana
- No llegues tarde y comienza justo a la hora
Si eres la persona que ha sido invitada
- Únete a la hora y no te retrases. Puede que los demás estén esperándote y su tiempo es tan valioso como el tuyo
- Cuando recibas una invitación a una reunión, acéptala cuanto antes para que el organizador no tenga que preocuparse o preguntarse si tienes previsto atender
- En caso de no poder atender, igual, hazlo saber al organizador cuanto antes. Además, por cortesía, indica el motivo por el que no puedes atender ese día/hora y propón una alternativa
- Únete a las reuniones en las que consideres que realmente aportarás valor. Si consideras que este no es el caso, hazlo saber al organizador cuanto antes
- En caso de tener un conflicto a la hora propuesta, evita declinar unos minutos antes de comenzar la reunión. Igualmente, valora delegar en otra persona para que atienda en tu lugar
