Hace poco, me he tenido que enfrentar a una de las tareas más difíciles que todo líder y jefe de equipo tendrá que afrontar con cierta asiduidad, y esta no es otra que la de tener que comunicar noticias que no serán del agrado del equipo. Por ello me he dispuesto a compartir alguna de las claves que considero importantes cuando tenemos que enfrentarnos a esta circunstancia.

Un ejemplo de noticia que sabemos será difícil para el empleado y el equipo en general podría ser la de la que debido a la reducción de costes de estructura en una empresa (donde entran el coste del personal y sus salarios, costes de servicios de manteamiento, licencias, amortización, etc…), se va a proceder a traspasar a algunos empleados de la compañía a una empresa externa a la que se le pagará por obtener los servicios de dichos empleados que hoy son parte de la masa salarial de la compañía. O peor aún, a la restructuración y despido de parte del personal. Nada fácil de digerir para nadie.

Aprovecho para separar la comunicación de malas noticias a tu equipo cuando dichas noticias vienen generadas por factores externos de los que no tenemos control, a otro caso diferente en el que es el propio líder quien genera el hecho considerado como mala noticia. De este segundo caso hablo en este otro post.

La información o falta de ella serán nuestro aliado o enemigo

Antes de realizar cualquier tipo de comunicación de este tipo de noticias (o cualquier otra que se sepa tendrá un impacto negativo en la moral del equipo) es importante obtener cuanta más información mejor.

Aquí es importante resaltar que es posible que dicha información sea incompleta debido a otros factores externos. En el caso concreto que os comentaba en la introducción, existen multitud de detalles que podrían aún ser desconocidos para el jefe de equipo (¿quién exactamente será traspasado/despedido?, ¿cuándo?, etc…), por lo que es importante no sólo obtener toda la información disponible antes de hablar con el equipo, sino que además habrá que entender qué es lo que se puede o no compartir por temas legales, etc…

Son estos detalles desconocidos precisamente los que, si no son tratados de forma efectiva, harán que se vuelvan nuestro en nuestra contra. Esto lo digo porque un empleado al que se le comunica algo que le afecte de forma negativa, querrá saber todos los porqué, y al no poder (o no conocer) algunos de ellos, no hará más que incrementar la incertidumbre y estrés del mismo.

Será esta fase inicial de recolección de información la que nos permita preparar una estrategia de comunicación, así como preparar un listado de posibles preguntas (y respuestas a compartir por nuestra parte) que nuestro equipo estará interesado en conocer. Dedícale el tiempo necesario a esta tarea pues es muy importante.

La transparencia con tu equipo será fundamental

En función de la información que tengas en tus manos (que como decíamos en el punto anterior, cuanta más mejor), será primordial que seas capaz de articular y compartirla sin reservártela para ti.

Con esto no quiero decir que compartas información que no puedas por temas legales, etc… pero sí que te asegures que expliques los motivos por los que se ha tomado la decisión en cuestión. No porque pensemos que nuestro equipo no va a compartir el razonamiento de porqué se ha tomado una decisión complicada, debemos evitar compartirla.

No porque pensemos que nuestro equipo no va a compartir el razonamiento de porqué se ha tomado una decisión complicada, debemos evitar compartirla.

Sé empático

No dudes en ponerte en el lugar de cada miembro del equipo. Si bien será un momento en el que tus empleados podrían percibirte como un líder autocrático, pues la decisión se les está siendo impuesta sin consultarles, nadie conoce a tu equipo mejor que tú, tanto de forma individual como colectiva, y deberás intentar anteponerte a su reacción, entendiendo de antemano los motivos por los que reaccionarán así.

Así, evitarás una sobre reacción por tu parte a las preguntas incómodas que seguro recibirás por parte de tus empleados, a que te cuestionen como líder, a muestren su frustración en forma de acusaciones, malestar, silencio, estrés, etc…

Mantén una comunicación constante

En muchas ocasiones, si bien existe un punto de partida en cuanto a que se le comunica al equipo algo de difícil digestión, esto puede no ser más que el pistoletazo de salida.

Por poner un ejemplo, comunicar la marcha de un miembro importante del equipo será algo directo y de efectos inmediatos, pero habrá que hacer seguimiento de quién se responsabilizará de las tareas que realizaba dicha persona. O en el ejemplo de la introducción, tras comunicar el hecho de que algunos empleados serán transferidos a otra compañía (o despedidos), requerirá ir dando a los empleados más información a medida que ésta se encuentre disponible y pueda ser compartida.

Es una buena práctica, y siempre en función de la magnitud del hecho en sí, hacer reuniones de seguimiento con el equipo para tratar dicho tema. No hacer nunca aquello de “ya ha sido comunicado, ahora que cada uno viva con ello como considere oportuno”. Más bien, lo contrario, y adoptar el enfoque de “un equipo debe estar ahí, para celebrar juntos los éxitos así como para apoyarse en los momentos difíciles”.

Y como siempre, recuerda que cualquier crisis o momento complicado, será siempre una oportunidad para sacar algo bueno de ello. Bien gestionado, hará que el equipo madure y esté mejor preparado para el futuro, etc…