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Primeros pasos a seguir cuando te conviertes en el nuevo jefe de un equipo

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En este post explicaré las claves y recomendaciones, así como los pasos que considero se deben tener en cuenta cuando te conviertes en el nuevo jefe de un equipo ya existente. Son precisamente estos primeros días en tu nueva aventura y reto profesionales los que pueden marcar el devenir del equipo en los próximos meses tras ser proclamado como su nuevo líder o jefe de equipo.

Comprender el motivo del cambio

Cuando se produce un cambio de jefe de equipo, manager, líder, etc… para un equipo ya existente, siempre es como consecuencia de un evento en concreto (o la combinación de varios de ellos), por lo que resulta primordial entender qué es lo que ha detonado el cambio.

Ejemplos posibles podrán variar desde el despido o cese del anterior jefe de equipo, que éste haya decidido dejar la compañía en busca de otra oportunidad profesional externa, que haya sido promocionado internamente o haya cambiado de departamento, cambios estructurales en la organización, etc…

En función dicho motivo, la forma de actuar podrá llegar a ser totalmente diferente y conocerlo es primordial, pues dichos empleados suelen conocer la motivación del cambio. Así, la reacción del equipo existente a dicho cambio variará en función de qué ha sido el detonante del mismo. Por poner un ejemplo, será diferente la moral y actitud de un equipo ante su nuevo jefe si el cambio viene producido por un despido del anterior debido a haber cometido continuas faltas de respeto hacia el personal de la empresa (por poner un ejemplo extremo) versus a si el cambio viene motivado por una promoción interna debido al bien hacer del líder de equipo anterior. Por ello, conocer el contexto será siempre importante.

Habla con su anterior jefe/a de equipo

Si el equipo al que vas a comenzar a liderar ya estaba formado de antes, entonces tendrá un jefe o manager anterior. En caso de que dicha persona sea aún accesible (si ha sido despedida o cesada de forma inminente, esto será bastante más complicado) lo ideal sería pasar una buena cantidad de tiempo con ella y realizar una transición de conocimientos adecuada.

En esta sesiones deberías enfocarte a entender, al menos, los siguientes puntos:

  • Cuál es la estructura y organigrama del equipo. En otras palabras, saber cuántas personas componen el equipo y que relación les une en el día a día.
  • A qué se dedica cada una ellas. Relacionada con la anterior, además de entender qué es lo que relaciona a cada una de las personas del equipo en sus actividades diarias, tendrás que entender de antemano qué objetivo, tareas y proyectos tienen asignadas.
  • Carrera profesional y aspiraciones de cada componente del equipo. Esto ayudará enormemente pues de esta manera, cuando comiences a hablar cara a cara con cada uno de los empleados, serán conscientes de que ya conoces qué es importante para ellos desde un punto de vista de crecimiento profesional, lo que acelerará enormemente tu aceptación como nuevo jefe de equipo.
  • Cuál es la moral del equipo. No sólo la actual antes de ser conscientes del cambio de líder sino de lo que espera el jefe actual sobre cómo reaccionarán antes el cambio los miembros del equipo. En este punto se asume que el jefe actual tiene un buen conocimiento de sus empleados por lo que puede adelantar cómo se sentirán estos ante el cambio, tanto a nivel individual como colectivo.
  • Objetivos a alcanzar. Normalmente, tanto el equipo como cada uno de los individuos que lo componen, tienen unos objetivos bien definidos para el año en curso, etc… Conocerlos de antemano, aunque sea a alto nivel, acelerará la aceptación del nuevo líder.
  • Dinámicas existentes en el grupo. ¿Cada cuánto el jefe anterior tiene reuniones de equipo?, ¿y reuniones individuales?. Cierta continuidad al principio de la transición hará que el cambio sea menos disruptivo para el grupo.
  • Tener un listado completo de tus nuevos «clientes y proveedores». Al fin y al cabo, tu equipo no trabaja como un ente aislado, sino que tendrá una serie de «clientes», esto es, aquellos que se beneficiarán de la consecución de los objetivos del equipo (por ejemplo, un equipo de Sistemas Informáticos internos que da suporte a la función Comercial de la compañía, tendrá como clientes a los comerciales, Director comercial, etc… de la misma), así como de «proveedores», es decir, aquellos cuya ayuda será primordial para la consecución de los objetivos del equipo (así, en el ejemplo anterior de un equipo de Sistemas Informáticos, los proveedores de software existentes serán importantes para la consecución de los objetivos de tu equipo). Conocer tanto quiénes son, así como aquellos que los lideran, será primordial para evitar cualquier interrupción del flujo.

La primera toma de contacto y/o el anuncio oficial

Se entiende que en algún momento el equipo será notificado del cambio. Lo ideal, es que esto se traduzca en una reunión organizada por el que el jefe actual (suponiendo que sigue en la compañía) o por el superior inmediato a éste, ya que ambos deberían ser personas bien conocidas por el equipo. A la misma debería invitarse también el que será el jefe nuevo, el/la superior del mismo, y Recursos Humanos.

En esta reunión, deberá comunicarse de forma clara y transparente qué es lo que origina el cambio de líder, así como permitir tanto al anterior líder (en caso siguiese en la compañía) agradecer a su equipo por todo el trabajo realizado, como al nuevo a realizar una presentación breve de sí mismo, y en la que deberá indicar también de forma clara cuál será su siguiente paso. Un ejemplo de dicho siguiente paso podría ser comunicar que en breve comenzará a organizar reuniones individuales con cada miembro del equipo para conocerse mutuamente.

De esta forma se consigue una transición continua. Evitar que pase tiempo (días) entre el anuncio y la primera toma de contacto del nuevo líder con el equipo resultará primordial.

Comenzar a reunirse con el equipo

Como se indicaba en el punto anterior, comenzar a reunirse con el equipo lo antes posible es importante para conseguir la continuidad deseada. No hacerlo puede conllevar un impacto negativo en tu imagen de líder, pues el empleado suele tener una gran cantidad de preguntas y una alta incertidumbre hacia dicho cambio. Conseguir contactar con ellos de forma ágil y proactiva aliviará el estrés por parte del empleado.

Lo ideal sería que el mismo día de la comunicación o, como mucho, al día siguiente, comiences a comunicar estas reuniones individuales. También será importante, comunicar la frecuencia y horarios de las reuniones con el equipo completo, pues como indicaba, la continuidad es la mejor forma de evitar demasiada ambigüedad e incertidumbre para los miembros del grupo.

Y recuerda, en las primeras toma de contacto, es mejor centrarse en conocer a la persona (y que ésta te conozca a ti) desde el punto de vista personal. Ya habrá tiempo de hablar de trabajo, objetivos, fechas límites, proyectos, etc… La única excepción es en la que empleado tenga la necesidad urgente de ayuda o escalación de un problema importante a su superior, ante lo que, obviamente, deberás hacer lo posible por ayudar.

Entender qué mantener y qué cambiar

Este paso ya requerirá de una análisis más profundo, y que por lo general necesitará de más tiempo pues, en este punto, las prisas nunca serán buenas consejeras. No tengas prisas en realizar cambios bruscos al principio (a menos que fuese éste el motivo del cambio de jefe de equipo).

Tras comenzar a mantener las reuniones con los miembros del equipo de forma individual y colectiva, conocer la dinámica del grupo, etc… deberá prestarse mucha atención de la dinámica del mismo, y hay que tener en cuenta que posibles problemas (en caso de que existiesen) tarden algo de tiempo en salir a la superficie.

También habrá que tener en cuenta el contexto, es decir, como decíamos en el primer punto, qué es lo que originó el cambio de líder. Así, si el cambio lo generó una promoción del jefe anterior, podremos encontrar con un equipo que trabaje muy bien. Por el contrario, si el cambio fue impuesto por aquellos que ostentan puestos superiores que, tras observar la ineficacia del anterior jefe de equipo para conseguir la consecución de los objetivos del grupo, podremos encontrarnos un equipo con ciertas deficiencias que querremos comenzar a corregir cuanto antes.

Establecer nuevos contactos y relaciones

En este punto, ya deberíamos conocer cuáles son los «clientes» y «proveedores» y las personas claves que los representan. Y es importante contactar con ellos también cuanto antes pues también ellos necesitarán que el cambio produzca la menor disrupción posible en sus relaciones con el equipo, pues en caso contrario, tendría un impacto en ellos, y por ende, en la visibilidad percibida sobe el rendimiento de tu equipo (y en los suyos).

Y al igual que con tu equipo necesitas comunicar claridad desde el día uno sobre cómo tienes pensado mantener una estructura de reuniones, revisiones, etc… tus clientes y proveedores principales demandarán lo mismo, por lo que anteponerse a esto no hará más que mejorar tu branding como nuevo líder.

Conclusiones

Convertirse en el nuevo jefe o líder de un equipo existente, tanto si es tu primera experiencia como jefe o no, no deja de ser una gran oportunidad de crecimiento profesional increíble que, sin duda alguna, querrás aprovechar. Sin embargo, es importante tener en mente siempre lo que realmente importa. Y lo que importante no eres tú (que también), sino tu equipo, por lo que tener un alto grado de empatía así como entender que un cambio de jefe para un equipo ya formado puede llegar a ser traumático para el grupo, será fundamental.

De hecho, en el medio y largo plazo, si se ejecuta de la forma adecuada, un cambio de líder puede ayudar al equipo a pasar al siguiente nivel de rendimiento, pues no dejará de aprender de una persona nueva, con una forma probablemente diferente de hacer las cosas, con un estilo diferente de liderazgo, etc…

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