Saber diferenciar las tareas urgentes de las importantes es la piedra angular en la gestión del tiempo. Y saber gestionar tu tiempo de forma adecuada será clave para enfocarte en aquello que generará mayor impacto y beneficios, tanto para tu crecimiento profesional como para tu vida personal.

No tener clara la diferencia entre urgencia e importancia puede conllevar resultados desastrosos. Conocer bien sus diferencias nos ayudará a entender el nivel de prioridad que debemos asignarle a cada una de ellas. Parte del éxito profesional y personal de cualquier persona u organización, dependerá en gran medida de su habilidad para distinguir ambos conceptos y de actuar en consecuencia.

No tener clara la diferencia entre urgencia e importancia pueda conllevar resultados desastrosos. Conocer bien sus diferencias nos ayudará a entender el nivel de prioridad que debemos asignarle a cada una de ellas.

Cómo medir la Urgencia de una tarea

El concepto de urgencia es un concepto relacionado con el tiempo. Nos referimos tanto al tiempo necesario para realizar la tarea así como al tiempo restante para tenerla terminada. Conocer con exactitud, o al menos tener una idea, de cada uno de estos tiempos, nos ayudará a entender qué nivel de urgencia tendrá una tarea dada.

Dado que el tiempo es algo medible, no es de extrañar que podamos crearnos una fórmula para calcular urgencia de una tarea frente a otras de manera sencilla:

En esta fórmula ficticia, el tiempo podría ser medido en años, trimestres, meses, semanas, días, horas, etc… Lo importante es que tanto el numerador como el denominador usen la misma escala de medida (ambos deben representar el número de años, o de trimestres, o de meses, etc…).

Si aplicamos esta fórmula a cualquier tarea, el resultado de la misma será siempre un valor que podremos encuadrar en alguno de los siguientes grupos:

• ‘0‘. Esto querría decir que el tiempo necesario para realizar la tarea es de 0. Por lo tanto, podríamos posponer la realización de la misma indefinidamente pues su realización es inmediata.
• Un valor entre ‘0’ y ‘1’. Cuanto más cercano al ‘1’, más urgente será que comencemos a realizar la tarea y poder tenerla terminada a tiempo. Así, ante dos tareas diferentes dadas con exactamente la misma importancia, aquella que tenga un valor más cercano a ‘1’ será la que debamos darle mayor prioridad y comenzar antes.
• ‘1‘. En este caso, ambos tiempos son el mismo. Es decir, estarías justo en el momento límite para poder terminar la tarea. Si no comienzas a realizarla de inmediato, no podrás terminarla a tiempo saltando al siguiente grupo ‘>1’.
• ‘> 1’. Aquí, el tiempo necesario es mayor al tiempo que tendríamos para terminar la tarea. Es decir, ya es tarde y no podrá ser terminada por falta de tiempo. En este caso, habría que desechar la tarea y gestionar las consecuencias que esto nos acarreará.

Cómo medir la Importancia de una tarea

Si bien la urgencia es algo objetivo y medible (hasta cierto punto), el concepto de importancia es mucho más subjetivo. Cómo de importante sea una tarea para una persona u organización, es algo que dependerá altamente de dicha persona/organización, momento en el tiempo, objetivos, etc…

La importancia de una tarea se mide (de forma subjetiva) por el impacto que consideremos que tendrá su no consecución. Pongamos como ejemplo el de dos personas (A y B) que les surge la necesidad de mantener a un familiar el cual requiere de cuidados especiales altamente costosos.

La persona A, quien no posee un alto nivel adquisitivo, considera importante invertir su tiempo en seguir formándose para así incrementar sus opciones de progresar profesionalmente en el futuro y obtener mejores ingresos para poder mantener a su familiar. Así, para esta persona A, invertir su tiempo en formación es altamente importante.

Sin embargo, imaginemos que la persona B es alguien que posee una gran fortuna. Probablemente la importancia de invertir en su formación sea más baja (al menos por los motivos expuestos en este ejemplo) que para la persona A.

Cómo priorizar en función de la Urgencia y la Importancia

Una vez explicados los conceptos de Urgencia e Importancia, exponemos a continuación un método para decidir, en función de la Urgencia y la Importancia de varias tareas, qué hacer con cada una de ellas y cómo priorizarlas.

Para ello nos basaremos en el siguiente cuadro (conocido como la matriz de Eisenhower):

Ahora tomaremos todas las tareas que queramos priorizar, y en función de su Urgencia y de su Importancia (medidas éstas tal y como hemos descrito en este artículo), las colocaremos, una a una, en cada uno de los 4 recuadros arriba indicados.

Ahora, y en función del recuadro en el que cada una de las tareas haya sido clasificada, tomaremos una serie de decisiones importantes en cuanto a qué hacer con ellas y cómo priorizarlas.

Importantes y Urgentes

Es el grupo principal y en él estarán las tareas que tendrás que realizar de forma inmediata. Esto es así dado que el impacto de no hacerlas es muy alto (Importancia) y el tiempo restante en función del tiempo necesario para completarlas (Urgencia) es escaso.

Por ello, prioriza estas tareas de forma inmediata y céntrate en ellas. No las delegues.

Importantes y no Urgentes

Si bien este grupo de tareas es altamente importante para ti debido a su alto impacto, parecen no ser muy urgentes pues o bien se pueden realizar de forma rápida/instantáneas, o bien aún queda mucho tiempo para que llegue la fecha límite para ser completadas (o una combinación de ambas).

En este caso, retrasa su ejecución y planifícalas apropiadamente para el futuro. Es importante recordar que este tipo de tareas, a medida que pase el tiempo, irán moviéndose al grupo de Importantes y Urgentes, pues el tiempo para terminarlas en relación con el tiempo requerido para completarlas será cada vez más estrecho.

No Importante y Urgente

Aquí estarán las tareas que, de no comenzar en breve, no te dará tiempo de terminarlas a tiempo. Sin embargo, el no completarlas no tiene un impacto alto para ti. Lo ideal para este tipo de tareas es delegarlas en otras personas (estilo de Liderazgo basado en la Delegación).

No Importante y no Urgente

Este caso es el más sencillo y obvio de todos. Por un lado, consideras que el impacto de no realizar estas tareas es menor. Y además, por otro lado, es algo que puede esperar. Este grupo de tareas, con el tiempo, se moverán a las No Importante y Urgente. Sin embargo, desde un punto de vista de priorización, lo ideal sería simplemente desecharlas. No tenemos tiempo para todo.

Conclusiones

La priorización de tareas tiene una parte de ciencia como de arte. Aquellas personas que son capaces no sólo de entender la diferencia entre la Importancia y la Urgencia, sino de entender qué hacer con ellas (priorización), serán personas mucho más exitosas en cuanto a la consecución de todo aquello que se propongan.

Quizás la dificultad no esté tanto en la categorización de las tareas, sino en la madurez de ser conscientes de que no tenemos (ni podemos!) hacerlo todo y, aunque duela a veces, haya que tomar decisiones difíciles (pero necesarias) en cuanto que habrá proyectos personales/profesionales que no se comiencen/terminen, o simplemente se tengan que retrasar.